Veiligheidheidsdossier grootschalig evenement

Een evenement organiseren brengt heel wat verantwoordelijkheden met zich mee. Je moet er ook voor zorgen dat de veiligheid op het evenement gegarandeerd wordt.

Dit wil zeggen dat je als organisator een zo veilig mogelijke locatie creëert en dat je hiertoe alle mogelijke voorzorgsmaatregelen neemt. Mocht er toch iets fout lopen, dan is het belangrijk dat je als organisator niet passief toekijkt. Je kan immers burgerlijk aansprakelijk worden gesteld voor een gebrekkige organisatie.

Aandachtspunten

• Respecteer de maximum capaciteit van de zaal (wanneer mensen te dicht bij elkaar staan, wordt de verdraagzaamheid kleiner);
• Drank schenken in glazen en flesjes vormt een extra gevaar, daarom schenk je het best in herbruikbare bekers;
• Verwijder mogelijk loszittende elementen uit de zaal en scherm niet-verplaatsbare spullen (bijvoorbeeld radiatoren) voldoende af; 
• Voorzie in een lijst met noodnummers en andere nuttige telefoonnummers: politie, medische spoeddienst, dokter van wacht, apotheker van wacht, brandweer, eigenaar van de zaal, brouwer, ... 
• Zorg dat de verantwoordelijke voor de veiligheid steeds bereikbaar is op het opgegeven gsm nummer;
• Als organisator ben je daar medeverantwoordelijk voor de openbare orde die niet mag verstoord worden. Enkele zaken die hinder kunnen voorkomen:
  • controle aan de in- en uitgang
  • zorg voor een goede spreiding en richting van het geluid
  • laat geen dranken mee naar buiten nemen
  • voorzie in de mate van het mogelijke in een fietsenstalling en parking in de onmiddellijke omgeving
  • sensibiliseer op voorhand in verband met nachtlawaai, wildplassen, achterlaten van afval, ...

Risicozones

• De kassa(s) van de drankbonnen en aan de inkom;
• Toog en drankberging; 
• Inkomhal en vestiaire;
• Toiletten; 
• Nooduitgangen (die wel eens dienst doen als alternatieve ingang);
• Podium, muziek- en lichtinstallatie; 
• Onmiddellijke omgeving (straat en parking) van de fuif.

EHBO

• Bij grotere evenementen moet je zeker overwegen een beroep te doen op de diensten van het Rode Kruis / Vlaamse Kruis. Als het evenement in een zaal plaats vindt, voorzie dan in een apart lokaal waar eventuele gekwetsten en zieken kunnen worden verzorgd. Als je een beroep doet op Rode Kruis/Vlaamse Kruismateriaal of een ambulance dan betaal je hiervoor, informeer bij de lokale afdeling. Alle informatie is te vinden op de websites van het Rode Kruis en het Vlaamse Kruis.
• Grote evenementen dienen bijkomend een medische risicoanalyse van de FOD Volksgezondheid in te vullen om de correcte inzet van de hulpverlening in te schatten;
• Als je een kleinschalig evenement organiseert, kan je zelf in een EHBO post voorzien. Een basis EHBO-richtlijn voor de medewerkers is altijd nuttig;
• Ook voor je medewerkers zit een ongelukje in een klein hoekje: voorzie op zijn minst een EHBO koffertje, zo kan je kleine verwondingen onmiddellijk verzorgen.

Brand

Lokalen of zalen voor 'occasionele drankgelegenheden', moeten voldoen aan de brandveiligheidsnormen en de Vlaremwetgeving indien zij een lokaal met dansgelegenheid zijn, ook die ene avond wanneer je fuif plaatsvindt !

• Alle uit- en nooduitgangen, waarvan de deuren steeds in 'vluchtzin' (naar buiten!) moeten draaien, moeten ten allen tijde door iedereen gebruikt kunnen worden en over de volle breedte steeds vrij zijn van belemmeringen en mogen niet versperd worden door vestiaires, nadars, fietsen, opgeslagen goederen, verkoop van goederen en andere obstakels. Zij moeten de mogelijkheid bieden om het lokaal in een minimum van tijd op een veilige wijze te ontruimen; zorg ook voor duidelijke veiligheidssignalisatie (pictogrammen voor uit- en nooduitgangen);
• Een veiligheidsverlichting is verplicht. Deze moet automatisch en onmiddellijk in werking treden bij het uitvallen van de normale verlichting;
• Brandbestrijdingsmateriaal moet steeds in goede staat van onderhoud zijn, voldoende gesignaleerd en gemakkelijk bereikbaar. Het dient ook steeds klaar voor gebruik te zijn. Voorzie in voldoende zichtbare brandblusapparaten (of kijk samen met de uitbater grondig na waar je ze kan vinden) en bekijk op voorhand de gebruiksaanwijzing;
• Feestversieringen uit gemakkelijk ontvlambaar materiaal zijn ten strengste verboden; 
• Verkoop niet meer kaarten in voorverkoop dan er volk binnen kan! De veiligheidsnorm is 1 persoon per m². Dit wil zeggen: in een zaal van 200 m² zijn er 200 mensen toegelaten. Maar: indien niet voorzien is in voldoende (nood-)uitgangen, dient dit aantal beperkt te worden. Hou er rekening mee dat je per aanwezige persoon  over 1 cm (nood-)uitgang dient te beschikken.
  Kies daarom doelbewust de zaal naar het beoogde publieksaantal! 
• Sigaretten in vuilnisbakken en slechte elektriciteitsvoorzieningen (defecte verlengkabels en stopcontacten) veroorzaken gemakkelijk brand; voorzie een aparte metalen afvalemmer om asbakken in leeg te gieten.

Veiligheidscoördinator

Denk eraan een veiligheidscoördinator voor tijdelijke of mobiele bouwplaatsen aan te stellen wanneer er bij de op- en afbouw van uw evenement montage- en demontagewerken gebeuren van geprefabriceerde elementen, liggers en kolommen en hier twee of meer aannemers bij betrokken zijn.
Een lijst met bouwdirecties die de taak van veiligheidscoördinator kunnen uitvoeren vind je onder meer hieronder terug, bij externe diensten belast met technische controle en sommige verzekeraars. Er zijn ook specifieke vakorganisaties van veiligheidscoördinatoren die hun ledenlijsten publiceren.

• Vraag de zaaluitbater om met de verantwoordelijke op de dag van de fuif de veiligheidsverlichting te testen en bij defect onmiddellijk de herstelling te laten uitvoeren;
• Ga de toestand van de nooduitgangen na en laat ook het gebruik van het ter plaatse zijnde brandbestrijdingsmateriaal uitleggen;
• Zorg er steeds voor dat de veiligheidsdiensten de zaal vlot kunnen bereiken;
• Als je een fuif organiseert in een tent, heb je toestemming nodig van de stad. Deze kan je aanvragen via het aanmeldingsformulier ("evenementenloket"). Je moet je ook houden aan bepaalde voorschriften die door het gemeentereglement opgelegd worden. Voor informatie hieromtrent kan je terecht bij de dienst Preventie van de Lokale Politie, de Brandweer of bij de dienst Bestuursondersteuning van de stad.