Hoofdstuk I: de archiefdienst
Artikel 1.
Het stadsarchief is het gebouw waar de archieven van de stad worden bewaard en voor onderzoek worden opengesteld, en de dienst die daarvoor instaat. De archiefdienst is een dienst belast met het in goede, geordende en toegankelijke staat bewaren van archiefbescheiden na hun overbrenging naar de archiefbewaarplaats.
Artikel 2.
De archivaris is belast met archiefbeheer. Dit is de taak van de archivaris die in opdracht van het College van Burgemeester en Schepenen, het orgaan belast met archiefzorg, de eigenlijke werkzaamheden verricht of door zijn/haar personeel laat verrichten, die verband houden met aanwinnen, het selecteren ter vernietiging, de goede bewaring, ordening, ontsluiting en terbeschikkingstelling van de archiefbescheiden.
Artikel 3
Archiefbescheiden vormen een wezenlijk en specifiek bestanddeel van het patrimonium van de stad. Ze hebben daarom:
1° administratieve gebruikswaarde,
2° sommige types van stukken ook juridische
bewijskracht,
3° wetenschappelijke en culturele waarde.
Artikel 4
De archivaris zal de geboden kansen tot aanvulling van de collecties te baat nemen. Particuliere archiefaanwervingen worden aan het College van Burgemeester en Schepenen voorgelegd. Het aan het stadsarchief geschonken particulier archief volgt de bepalingen van de schriftelijke overeenkomst ter zake.
Artikel 5
De samenwerking tussen de administratie en de stadsarchiefdienst maakt voorwerp uit van een aparte regeling. Deze betreft de overdracht van archiefbescheiden en de eventuele tussenkomst in de diverse stadia van archiefvorming van de administratie.
Artikel 6
Op alle statische archiefbescheiden zal de archivaris (in de mate van het mogelijke) met een stempel het opschrift "Stadsarchief Aalst" laten aanbrengen.
Artikel 7
De personen die de archieven wensen te raadplegen worden ontvangen in de leeszaal, waar personeel ter hunner beschikking staat. De bezoekers van de leeszaal dienen zich te houden aan het leeszaalreglement. De archivaris ontvangt desgevraagd de personen die om inlichtingen verzoeken.
Artikel 8
De archivaris of zijn/haar gedelegeerde draagt tevens zorg voor het beantwoorden van de schriftelijke en telefonische vragen om inlichtingen. Hij/zij zal de inlichtingen gevraagd door het Stadsbestuur bij voorrang behandelen.
Artikel 9
De archivaris zal jaarlijks een overzicht van de toestand, de werkzaamheden en de aanwinsten van de archiefdienst in het jaarverslag laten opnemen.
Hoofdstuk II : de openbaarheid van de archieven
Artikel 10
Het oud archief (tot 1795) en het modern archief (vanaf 1795) ouder dan 30 jaar zijn openbaar, en mogen zonder beperking geraadpleegd worden.
Voor het modern archief jonger dan 30 jaar zijn het gemeentelijk reglement en/of de vigerende wetgeving op een behoorlijk en open bestuur van toepassing. Dit reglement en/of wetgeving zijn ter inzage in de leeszaal.
Artikel 11
Als uitzondering op artikel 10 wordt de niet-openbaarheid verlengd tot een termijn van 100 jaar voor dossiers betreffende persoonlijke aangelegenheden, tenzij voor de stadsdiensten. De archivaris is bevoegd tot het aanwijzen van deze dossiers.
Artikel 12
Als uitzondering op artikel 10 mogen de bouwvergunningdossiers jonger dan 30 jaar wel geraadpleegd worden door vorsers met wetenschappelijke (historische, kunsthistorische, stedenbouwkundige) doeleinden mits voorlegging van een schriftelijke toelating van de eigenaar. Aan deze vorsers worden fotokopies uit deze dossiers slechts verstrekt op voorwaarde dat bij elk verder gebruik of reproductie de auteursrechten van de architect in acht genomen worden.
Artikel 13
De archivaris kan de raadpleging van bepaalde archieven weigeren:
1° indien naar zijn/haar oordeel de toestand van de
archiefbescheiden zich daartegen verzet. Toestand heeft niet
alleen betrekking op de materiële staat, maar doelt ook op de
staat van ordening. Dit maakt het voor de beheerder geoorloofd
dat, wanneer de archiefdienst bezig is met de ordening van
archiefbescheiden, hij/zij de werkzaamheden niet onderbreekt
ten behoeve van de raadpleging. Ook kan het bezwaarlijk zijn,
volkomen ongeordende archiefbescheiden in handen te geven
van een raadpleger. Niet geïnventariseerde archieven zijn in
principe niet toegankelijk.
2° indien naar zijn/haar oordeel de archiefbescheiden aan de
verzoeker niet veilig kunnen worden toevertrouwd, bijv. als de
beheerder ernstige redenen heeft te vrezen dat de verzoeker de
bescheiden zal beschadigen of zoek maken.
Hoofdstuk III : bruikleen van archieven
Artikel 14
Aan particulieren worden in geen geval archieven in bruikleen gegeven.
Artikel 15
Aan Rijksarchieven, Stadsarchieven, en Universiteitsbibliotheken in plaatsen waar geen Rijksarchiefdepot is, kunnen archieven ten behoeve van particulieren voor een beperkte termijn in bruikleen gegeven worden. Dit geldt echter niet voor stukken met groot historisch belang of stukken die niet aan de gevaren van het vervoer mogen blootgesteld worden. De archivaris is bevoegd hierin te beslissen. Voor het vervoer naar plaatsen waarbij geen gebruik kan gemaakt worden van het vervoernet van het Rijksarchief, moet de bruikleenaanvrager zelf instaan. In dit laatste geval moet de toelating van het College van Burgemeester en Schepenen verkregen worden.
Artikel 16
Alle bruikleen aan tentoonstellingen moet door het College van Burgemeester en Schepenen toegestaan worden.
Hoofdstuk IV : reglement voor de leeszaal
Artikel 17
De leeszaal van het stadsarchief is toegankelijk voor het publiek elke dinsdag, woensdag en donderdag van 8 u 30 tot 11 u 45 en van 13 u 30 tot 16 u 45, op woensdag tot 18 u 45 en elke zaterdag van 9 u tot 12 u.
De lezers hebben op het sluitingsuur alle voor hen toegankelijke lokalen verlaten.
Dezelfde openingsuren gelden voor het D.A.D.D. vzw.
Het archief is gesloten op maandagvoormiddag en vrijdag. Verder nog op 1 en 2 januari, carnaval (ma, di en woe), Paaszaterdag en -maandag, 1 mei, O.-L.-H.-Hemelvaartsdag, Pinkstermaandag, 11 juli, 21 juli, criteriummaandag, 15 augustus, 1, 2 en 11 november, 24, 25, 26 en 31 december. Bijkomende verlofdagen zullen bij het begin van het jaar bekend gemaakt worden.
Artikel 18
Elke lezer vult bij zijn/haar eerste bezoek een lezerskaart in. Deze kaart wordt afgeleverd door het stadsarchief en laat aan de bezitter toe archiefbescheiden te raadplegen gedurende de opgegeven periode.
Personen zonder geldige lezerskaart zijn niet tot de leeszaal toegelaten. Inschrijving is derhalve verplicht.
Artikel 19
Bij elk bezoek vult de lezer het leeszaalregister in. De lezer legitimeert zich door zijn naam, adres, onderwerp van de opzoekingen in het leeszaalregister in te schrijven en deze gegevens door zijn handtekening te bekrachtigen.
Artikel 20
De toegang tot de archiefbewaarplaats is verboden.
Artikel 21
De archiefbescheiden worden aangevraagd op de daartoe bestemde aanvraagformulieren. Deze dienen door de aanvrager persoonlijk ingevuld te worden. De lezer noteert de door hem/haar tijdens 1 dag geraadpleegde archiefstukken eveneens in het leeszaalregister.
Telefonische bestellingen worden niet aanvaard om vergissingen te vermijden.
Slechts vijf archiefinventarisnummers mogen ineens aangevraagd worden.
Het aantal ophaalbeurten bedraagt vier per dag, twee op maandag. Er zijn geen ophaalbeurten op zaterdag. De lezer dient de stukken die hij/zij op zaterdag wil raadplegen ten laatste op donderdag aan te vragen.
De archiefstukken moeten ter plaatse in de leeszaal geraadpleegd worden.
Artikel 22
Jassen laten de lezers in de vestiaire. Boekentassen plaatsen ze in de daartoe bestemde opbergkasten. Het stadsarchief is niet verantwoordelijk voor gebeurlijke diefstal of beschadiging.
Artikel 23
Roken, eten of drinken is de lezers verboden in alle voor hen toegankelijke lokalen.
Artikel 24
Het is de lezers verboden de archiefstukken te beschadigen, er aantekeningen op te maken of de volgorde van de stukken te wijzigen.
Artikel 25
Richtlijnen bij het voorzichtig behandelen van archiefbescheiden.
1° Om notities te maken op door de lezers meegebrachte
papieren gebruikt men enkel een potlood.
2° Het is verboden vingers en duimen te bevochtigen om de bladen
te draaien.
3° Archiefstukken zijn uniek en kwetsbaar. Elke beschadiging is on-
herroepelijk. U gelieve de bescheiden dus uiterst voorzichtig te
behandelen. Leg de stukken plat op de tafel, gebruik ze nooit als
ondergrond voor uw aantekeningen en leun er niet op met handen
of ellebogen.
4° Het doorbladeren van de stukken moet omzichtig gebeuren.
Artikel 26
Het is mogelijk archiefstukken gedurende 14 dagen in lezing te houden.
Artikel 27
De lezer kan fotokopieën krijgen van alle archiefbescheiden uit de bestaande inventarissen, uitgenomen van diegenen waarvan de archivaris oordeelt dat de bij het fotokopiëren vereiste handelingen er schade aan berokkenen.
Volgens artikel 6 van het retributiereglement betreffende het afleveren van fotokopieën ten behoeve van derden, gewijzigd bij gemeenteraadsbesluit van 20 december 1994, is de prijs per fotokopie (A4 en A3) vastgesteld op 0,30 EUR. Studenten betalen op vertoon van hun studentenkaart 0,15 EUR.
Artikel 28
Volgens artikel 2 g en h van het retributiereglement betreffende het afleveren van administratieve inlichtingen, gewijzigd bij gemeenteraadsbesluit van 20 december 1994, gelden volgende tarieven:
a) - Voor het versturen van faxberichten:
- binnen de zone 1,12 EUR voor het eerste blad, 0,25 EUR per volgend
blad,
- buiten de zone 1,25 EUR voor het eerste blad, 0,25 EUR per volgend
blad,
- buitenland : tegen kostprijs met een minimum van 2 EUR.
- Voor het ontvangen van faxberichten:
- 1 EUR voor het eerste blad en 0,25 EUR per volgend blad.
b) Voor het gebruik van de microfilmleesapparatuur:
- microfilmreader : 0,55 EUR per aangevat uur,
- microfilmprinter : 1,35 EUR per aangevat uur.
Artikel 29
Archiefbescheiden mogen gefotografeerd of gefilmd worden mits toestemming van de archivaris of zijn/haar gedelegeerde.
Artikel 30
De lezers mogen zelf de in de leeszaal voorhanden staande naslagwerken ter hand nemen, mits ze achteraf op de juiste plaats terug te zetten.
Andere bibliotheekwerken kunnen opgezocht worden in de catalogus op steekkaarten in de leeszaal en kunnen worden aangevraagd. Ze moeten in de leeszaal worden geraadpleegd en worden niet uitgeleend.
Artikel 31
De personen die een publicatie laten verschijnen of een eindwerk indienen gebaseerd op archiefbescheiden uit het Aalsterse stadsarchief, zijn gehouden deze vindplaats van hun bronnen te vermelden. Ze worden verzocht een exemplaar van de publicatie, eindverhandeling e.d. aan het archief te schenken.
Artikel 32
Een overtreding van één van de artikels 17 tot en met 31 kan onmiddellijk een tijdelijke of een definitieve uitsluiting ten gevolge hebben.
naar top van pagina
gebruik van de website
facebook
